Wo Effizienz die Hauptrolle spielt

Unterwegs mit dem Team der Materialwirtschaft

Das Tema der Materialwirtschaftt - Christian Eiber und Stefan Novatius - kennt im Josefskrankenhaus jeder.
Das Tema der Materialwirtschaftt - Christian Eiber und Stefan Novatius - kennt im Josefskrankenhaus jeder.

Christian Eiber und Stefan Novatius sind am Josefskrankenhaus bekannt wie der sprichwörtliche „bunte Hund“.  Knallblaues T-Shirt, stets gute Laune und immer im Eiltempo unterwegs – so kennt man die beiden Mitarbeiter aus der Materialwirtschaft. Doch womit sind sie eigentlich den ganzen Tag so beschäftigt? Wir haben einen Blick hinter die Kulissen geworfen.

Morgens kurz vor halb sieben: Rund ums Caritas-Krankenhaus St. Josef ist es noch ruhig, vereinzelt fahren Autos die Landshuter Straße entlang, erste Patienten treffen ein – doch im Postzimmer hinter der Pforte herrscht bereits emsige Betriebsamkeit. Routiniert und mit flinken Fingern sortieren Christian Eiber und Stefan Novatius Briefe und Mappen in ihre Boxen auf dem Transportwagen.

Kaum ist der letzte Brief einsortiert, geht´s mit Schwung Richtung Radiologie. Der erste Stopp. Während Novatius die Post dort abgibt, eilt sein Kollege schon in Richtung Notaufnahme davon. „Wir sind nur zu zweit. Um das Pensum zu schaffen, müssen wir jede Minute ausnutzen“, erklärt mir der 37-Jährige. „Für unsere Routineaufgaben gibt es daher klare Strukturen und Prozesse, um so effizient wie möglich zu arbeiten.“ Effizienz – ein Wort, das in den nächsten Stunden noch öfter fallen wird.

Als die Post im Erdgeschoss erledigt ist, geht es mit dem Aufzug nach oben – auch hier ein klares System: einer Treppe, einer Aufzug, einer die Stationen 8, 6, 4 und 2, einer die Stationen 7, 5, 3 und 1 – inklusive AVE, Steri und OP. Und am Ende: zurück zum Postzimmer. Beide kommen fast gleichzeitig an. Die Briefe und Mappen, die auf den Stationen eingesammelt wurden, werden einsortiert. Auch hier arbeiten die beiden ruhig und konzentriert, auch hier werden beide fast parallel fertig. Während ich noch fasziniert über dieses passgenaue Arbeiten bin, sind die beiden schon wieder drei Schritte weiter. „Ich geb das noch ab, gehst Du schon mal runter?“, ruft Christian Eiber seinem Kollegen zu.

Runter – das bedeutet ins Büro bei der Warenannahme. Auf dem Weg dorthin berichtet mir Stefan Novatius, dass sein Kollege Christian Eiber von 2002 bis 2018 allein in der Materialwirtschaft war. Er selbst ist seit 14 Jahren im Haus, war in der Logistik, ehe er in die Abteilung von Manuel Rodriguez-Becker wechselte, der als Leiter der Wirtschaftsabteilung für den Bereich verantwortlich ist. „Das war für einen einfach nicht mehr zu schaffen. Wir sind jetzt schon froh, wenn wir die Urlaubszeit überbrücken können“, so Novatius weiter. Christian Eiber, der inzwischen auch im Büro angekommen ist, ergänzt: „Allein die Zahl der Pakete, die hier täglich ankommen, ist enorm gewachsen. Im Schnitt sind es 1.500 im Monat, wobei wir nie wissen, was an einem Tag reinkommt. Mal sind es 40 Pakete, mal 110. Planbar ist da nix. Hier müssen wir flexibel sein, abarbeiten was kommt. Deshalb ist es auch so wichtig, möglichst effizient zu sein.“

Wenn´s schnell gehen muss

Wie aufs Stichwort ploppt eine E-Mail auf: sie ist um 7:31 Uhr abgeschickt, kündigt eine Expressbestellung an. Die Lieferung ist für den Vormittag geplant, im OP wartet man dringend darauf. Noch während wir uns darüber unterhalten, fährt in der Warenannahme ein Lieferant vor – er bringt das Express-Paket. Es ist jetzt 7:35 Uhr. Nur vier Minuten später. „So schnell kann es manchmal gehen“, lacht Christian Eiber. Man merkt, er nimmt es sportlich, ist es gewohnt, flexibel zu sein. Und weil ich die beiden heute nur im Eiltempo erlebt habe, bin ich mir sicher, das Paket geht sofort weiter. „So einfach können wir das Paket nicht ausgeben“, bremsen mich die beiden jedoch aus.

Zunächst muss nämlich geprüft werden, ob die Pakete unbeschädigt sind, ob es sich tatsächlich um die bestelle Ware handelt und, ob die angegebene Stückzahl korrekt ist. Anschließend wird die Lieferung ins System aufgenommen. Seit zweieinhalb Jahren arbeiten die beiden dabei mit SAP und einem Barcode-Scanner. Da alle Daten im System gespeichert werden, kann auch nach Wochen noch festgestellt werden, wohin das Paket ging, wer es angenommen hat und zu welcher Uhrzeit. „Das erleichtert die Nachverfolgung ungemein. Mit unseren ausgedruckten Blättern und dem Papierordner war das kaum mehr bzw. nur sehr aufwändig zu überblicken“, erklärt Christian Eiber. Zudem verfügt der Scanner über eine Kamera-Funktion. „Ist ein Paket beschädigt, können wir das dokumentieren und gemeinsam mit dem Lieferanten festhalten.“

Der 41-Jährige erklärt noch, doch wir sind längst schon wieder unterwegs. Es geht in Richtung OP, die Expresslieferung abgeben. Wir klingeln, die Tür öffnet sich – auch hier werden ein paar freundliche Worte gewechselt. Mit einer Unterschrift bestätigt die Kollegin aus dem OP den Empfang. Es ist 7:49 Uhr – nicht einmal 20 Minuten sind vom Eingang der Nachricht über die Ankunft des Express-Pakets in der Warenannahme bis zur Auslieferung im OP vergangen. Doch nicht alle bekommen ihre Pakete so schnell: „Wenn es sich nicht um Expressgut handelt, wird erst sortiert und geparkt – und dann im Schwung und mit System ausgefahren“, wird mir erklärt. „Effizient eben“, denke ich mir und muss schmunzeln.

In der nächsten Stunde geht es unzählige Treppenstufen und Klinikflure hinauf- und hinunter, wir geben oder holen weitere Pakete und Unterlagen ab. Als wir wieder unterwegs Richtung Büro sind, wird mir klar: ohne gutes Schuhwerk und ausreichend Kondition geht hier nichts. Ich frage bei Christian Eiber nach, ob er einen Schrittzähler benutzt. „Jetzt nicht mehr, aber vor Jahren. Der zeigte täglich so um die 17 Kilometer an.“ Nachdem was wir allein heute schon gelaufen sind, wundert mich das nicht und ich bin froh, als es heißt, Stefan Novatius bricht zur täglichen Fahrt in die Innenstadt auf und ich soll ihn begleiten.

Auch hier merke ich: alles hat eine feste Struktur, alles muss wahnsinnig schnell gehen. Los geht´s beim Caritas-Verband: raus aus dem Auto, rein ins Haus, Treppe hoch und ab zum Pförtner. Ein freundliches „Hallo“ in dessen Richtung, eigene Unterlagen abgeben, Caritas-Post mitnehmen und zurück zum Auto. Nur wenige hundert Meter weiter, 2x rechts abgebogen, der nächste Stopp: Neues Rathaus. Auch hier: halten in der Kurzparkzone und im Eiltempo zum Hintereingang, die Treppe rauf, um zwei Ecken rum und plötzlich stehen wir im Standesamt. Die Dame kennt unsere Kollegen, grüßt nett und es werden ein paar freundliche Worte gewechselt. „Das ist der besonders Service für unsere frischgebackenen Eltern. Wir bringen die Anmeldungen zur Geburt täglich zum Standesamt und nehmen die fertigen Anmeldungen gleich wieder mit“, erklärt mir mein Begleiter. Während er das sagt, sind wir schon wieder auf dem Weg durch den Rathaus-Dschungel, ins Auto und zurück in die Klinik.

Kein Ende in Sicht

Parallel mit uns fährt gerade ein Lieferant an. „Wart! Ich nehm´s Dir gleich ab!“, ruft ihm Stefan Novatius entgegen und hat auch für ihn ein paar nette Worte parat. Das „kleine“ Päckchen erweist sich als Mini-Spülmaschine – was in den Händen des 37-Jährigen federleicht wirkt, wiegt mal eben 25 Kilo. Kaum zurück aus der Stadt geht es also gleich schon wieder weiter mit Pakete annehmen, prüfen, ins System eintragen, sortieren und in der Klinik verteilen. Ich merke: die beiden sind eigentlich nie fertig. Ist ein Paket eingetragen und abgeliefert, kommt das nächste. Dazu kommt noch die Verwaltung der Lager der Materialwirtschaft. Gerade in Zeiten der Pandemie kein leichter Job: „Die Schutzmaterialien waren zum Teil über mehrere Lager verstreut. In unserem Lager direkt vorm Büro hat sich alles bis unter die Decke gestapelt, wir konnten gerade noch durch.“ Und auch hier müssen die beiden immer alles im Blick haben.

Nach ein paar Stunden mit Christian Eiber und Stefan Novatius wird mir nicht nur klar, dass ich mal wieder öfter meine Joggingschuhe aus dem Schrank holen sollte. Ich verstehe auch, warum man die beiden nicht direkt anrufen kann, wenn man „mal schnell was braucht“. Das System der beiden ist extrem effizient und straff organisiert – nur so können sie das Pensum schaffen. Und auch wenn die beiden nur wenig Verschnaufpausen haben – auch Mittag machen sie im Büro („Sonst muss ich mein Essen in der Kantine stehen lassen, wenn ein Fahrer kommt“) – merke ich: Die beiden haben extrem viel Spaß an dem was, sie tun, sind immer auf der Suche nach noch mehr Effizienz und sorgen mit ihrer guten Laune auch für das ein oder andere Lächeln im Haus.